نکات مهم در فایل یابی املاک

در این حرفه ، فایل یابی املاک یکی از ویژگی های یک مشاور است. در حال حاضر ما در دنیایی زندگی می کنیم که دیگر برای روابط داشتن از کاغذ بازی استفاده نمی شود و افراد از فناوری ها اطلاعات کافی دارند، و از نمایندگانشان چیزی بیش از نامرتب بودن اسناد و مدارک و پوشه هایشان انتظار دارند.

ما در اینجا به چند ایده جهت ساماندهی به فایلینگ املاک و مستغلات اشاره می کنیم:

یکی از دلایلی که مشاورین حتی مشاوران حرفه ای در داشتن یک فایل خوب مشکل دارند اینست که ، ویژگیهای فایل یابی را درست و خوب نمی دانند و فکر می کنند که فقط ملکی که دارای امکانات کامل باشد خوب است. درصورتیکه باید معایب یک ملک را هم در نظر داشته باشند. افرادی که در حرفه املاک تخصص دارند ، می دانند که توانایی مذاکره و مهارت های ارتباطی دقیق از ویژگی های مهم تولیدکنندگان برتر است. و مشاورین املاک هم این را می دانند که توانایی مداوم سامان دادن به فایل ها ، یک مورد حیاتی برای موفقیتشان است.

فایل یاب کیست ؟

فابل یاب در حوزه املاک به شخصی گفته می شود که تخصص و تمرکز اصلی اش یافتن ملک برای مشتریان بر اساس نیاز ها و معیار های خاص آن ها است.

فایل یاب ها معمولا شبکه ارتباطی گسترده ای در بازار املاک دارند و از اطلاعات به روز و دقیقی در باره املاک موجود ، قیمت ها ، روند بازار و ….. برخوردارند.

فایل یابی حرفه ای در صنعت املاک

در اختیار داشتن مشاورین از اطلاعات مهم مشتری به آسانی ، مطابقت با سازمان اسناد و وظایف می باشد. و یک مدیر املاک به آسانی می تواند از تراکنش های آنها حمایت کند. وقتی اطلاعات داده شده معاملات به درستی ساماندهی شده باشد و به راحتی در دسترس مشاورین باشد ، آنها می توانند خدمات مطلوب تری به مشتریانشان ارائه دهند و مدیر املاک هم در این صورت اطمینان دارد که معاملات بدون اشکال و در موقعع خود منعقد می شود و با کاهش زمان و سرخوردگی ، بهره وری را تقویت می کند. خیلی از املاک و مستغلات کارهای اداری و سازماندهی و پیاده سازی سیستم های فایل یابی که بسیار هم موثرند را سخت دانسته و برای آن وقت نمی گذارند.

عدم انجام فایل یابی

عدم انجام فایل یابی می تواند عواقب جدی به دنبال داشته باشد، از جمله:

عدم انجام فال یابی املاکی می‌تواند عواقب جدی و منفی داشته باشد، از جمله عدم دستیابی به اهداف، ارزیابی ناقص بازار، عدم شناخت قوانین و مقررات، عدم مدیریت املاک، عدم سرمایه‌گذاری هوشمندانه، عدم پیش‌بینی روندهای بازار، عدم مدیریت ریسک‌ها، عدم ایجاد ارزش افزوده، عدم ایجاد درآمد پایدار، عدم ایجاد ثروت پایدار و غیره. بنابراین، انجام فالیابی املاکی برای موفقیت در این حوزه ضروری است.

فایل یابی در مشاورین املاک

داشتن یک فایل برای مشاور بسیار مهم است زیرا اگر فایلی نباشد ، مشاور چه چیزی را می خواهد به مشتری ارائه دهد؟ فایل حکم یک کالا در سوپر مارکت را دارد که اگر نباشد، صاحب سوپر مارکت چه چیزی برای ارائه به مشتری دارد؟

فایل ها با توجه به ویژگی آنها ، به دسته جات متفاوتی تقسیم بندی شده اند . سرمایه گذاری در املاک از مستندات زیادی برخوردار است. مشاور وقتی می خواهد یک معامله را سریع انجام دهد، هیچ چیزی بدتر از جستجو کردن در ایمیل ها برای مدت طولانی قراردادها ، سند وام ، قرارداد فروشنده و….. نیست.

نرم افزارهای فایل یابی در املاک

برای مدیریت آسان تر سرمایه گذاری ، داشتن تمام اسناد و مدارک املاک و مستغلات ، کار مشاور را بسیار آسان می کند. املاک صنعتی و مشاوران املاک با عضویت در نرم افزارهای فایل یابی می توانند با محلی که انتخاب می کنند  مدتی که برای ارسال فایلها تعیین می کنند، از خدمات ویژه آن ها برخوردار می شوند. اینگونه نرم افزارها به فرآیند کار مشاورین سرعت بخشیده و در وقت به آنها کمک کرده و بسیار مقرون به صرفه تر است. و پیاده سازی مدارک و اسناد مورد نیاز مشاور فقط چند دقیقه طول می کشد. و مشاور با استفاده از آن می تواند بسیار در هزینه و زمان خود صرفه جویی کند.

استفاده از نرم افزارهای قوی فایلینگ

داشتن فایل های قوی ، نیاز هر مشاور املاک است. بنابر این با استفاده از نرم افزارهای قوی فایلینگ موجود در بازار ، یک مشاور می تواند فایل ها را بخوبی مدیریت کرده ، آن ها را ذخیره کرده و در موقع لازم به راحتی استفاده کند و فایل های مشاور هم بصورت امن پشتیبان گیری می شود.

نرم‌افزارهای تخصصی مدیریت فایل املاک:

• Real Estate CRM (مانند Follow Up Boss, LionDesk, Zoho CRM): اینها در اصل سیستم‌های CRM (مدیریت ارتباط با مشتری) هستند که قابلیت‌های مدیریت فایل را نیز دارند. مزیت اصلی اینها این است که فایل‌ها را مستقیماً به مشتریان، معاملات و سایر اطلاعات مرتبط متصل می‌کنند. برای مدیریت کامل ارتباط با مشتری و فایلینگ یکپارچه بسیار مناسب هستند.
• Brokermint: یک پلتفرم بک‌ آفیس کامل برای املاک و مستغلات است که شامل مدیریت فایل، حسابداری، مدیریت کمیسیون و غیره می‌شود. برای آژانس‌های بزرگ با نیازهای پیچیده مناسب است.
• Paperless Pipeline: یک نرم‌افزار مدیریت تراکنش املاک است که  برای مدیریت اسناد و فایل‌های مربوط به معاملات طراحی شده است.
• SkySlope: یکی دیگر از پلتفرم‌های محبوب مدیریت تراکنش که به شما کمک می‌کند تا اسناد را به صورت آنلاین سازماندهی، مدیریت و امضا کنید.

نرم‌افزارهای عمومی مدیریت فایل با قابلیت استفاده برای املاک:

• Dropbox, Google Drive, OneDrive: این سرویس‌های ابری محبوب، راه‌ حل‌های خوبی برای ذخیره و به اشتراک‌ گذاری فایل هستند. با ایجاد پوشه‌های منظم و استفاده از قراردادهای نام‌گذاری مناسب، می‌توانید فایل‌های خود را به خوبی سازماندهی کنید.
• Box: سرویس ابری مشابه Dropbox و Google Drive، اما با تمرکز بیشتر بر امنیت و انطباق. برای آژانس‌هایی که نیازهای امنیتی بالایی دارند، مناسب است.
• Evernote: یک ابزار عالی برای جمع‌آوری و سازماندهی یادداشت‌ها، اسناد و اطلاعات وب. می‌توانید از آن برای ذخیره اطلاعات مربوط به املاک، یادداشت‌های بازدید و غیره استفاده کنید.

در فایل یابی املاک به چه نکاتی باید توجه کرد؟

1- یکی از مهمترین کارهایی که در فایل یابی مشاور باید به آن توجه داشته باشد اینست که باید تمام ویژگی های خوب یک ملک را بر ایرادات آن بچرباند.

2- مشاور نباید ایرادات یک ملک در فایل را پنهان کند. در حرفه املاک و مستغلات و مستغلات روز به روز روشهای دلالان تغییر می یابد، همانگونه هم علم مشتریان دائما” تغییر می کند. مشتریان در موقع بازدید یک ملک به تمام ایرادات ملک واقف می شوند، پس هیچگاه مشاور نباید ایرادات یک ملک را پنهان کند.

3- مشاور برای پوشاندن ایرادات ملک باید بیشتر از خوبی های آن استفاده و از آنها تعریف کند. مثلا” اگر یک ملک انبار ندارد ، او باید بگوید، درست است که این ملک انبار ندارد ولی از نقشه بسیار خوبی برخوردار است و یک بالکن بزرگ دارد که می توان از آن بعنوان انبار هم استفاده کرد. و دیگر ویژگی های ملک را بگوید. و بگوید که هیچ ملکی بدون ایراد نیست ولی باید ملکی را انتخاب کرد که محاسنش بیشتر است.

4- مشاور باید در روز برای خود برنامه ریزی داشته باشد و حداقل چند ملک را جستجو و بررسی نماید.

5- مشاور باید در کار خود تنوع ایجاد نماید تا حوصله اش سر نرود . مثلا” تحقیقات میدانی کند . یعنی در مواقع بیکاری به پیاده روی رفته و در مسیر ، به املاک خالی یا در حال جابجایی مراجعه و از آنها بپرسد که آیا قصد فروش یا اجاره آن ملک را دارند یا خیر ؟

6- مشاور باید در کار خود محکم و جسور باشد و از برخوردهای زننده و سرد ناامید نشود ، چون اگر فقط یک ملک خوب به چنگ آورد ، یعنی میلیون ها پول نصیبش شده است و ارزش آن برخوردها را دارد.

7- مشاور حتما” باید آگهی دادن را در نظر داشته باشد و با تمام روش ها را استفاده کند . مثلا” در اپلیکیشن های ملکی در روی نقشه، فایل مورد نظرتان را نشانه گذاری کنید تا در مواقع لزوم به سراغ آن بروید.

8- مشاور برای پیدا کردن باید از راه تماس با فایلهای قدیمی ، تراکت پخش کردن ، در روزنامه ها و سایت های مختلف آگهی دهد و یا در فضای مجازی تبلیغ کند . این راهها می تواند موفقیت آمیز باشد.

مشاور نباید زود خسته و ناامید شود، زیرا در این حرفه رقیب بسیار است و مشاور باید همواره تلاش و پشتکار داشته باشد.